Определение цели(задания),уяснение и формулировка задачи. Цель может быть продиктована вышестоящим органом управления, выявиться в результате развития событий в связи с выполнением определенного этапа по ранее принятому плану или как реакция на отклонение от нормального хода производства. При уяснении цели учитываются необходимые ресурсы, сроки выполнения, связь возможного решения со смежными вопросами.
Сложность правильного определения цели состоит в том, что управленческая деятельность, как правило, ориентирована на достижение определенных показателей, целей, критериев (ввод объекта, снижение затрат ресурсов и себестоимости и др.). Множество целей вызывает необходимость их ранжирования, построения иерархии целей для выявления наиболее важной из них. В различных ситуациях, исходя из основной задачи на данный период, эта цель может быть различна. В правильной постановке проблемы, выборе цели и постановке задачи - залог ее успешного решения.
II. Привлечение (сбор) информации. Наличие своевременной и достоверной информации в необходимом и достаточном объеме - основа выработки правильного решения. Информацию для принятия решения готовят по-разному в зависимости от решаемого вопроса. Большая ее часть -справочно-нормативные данные, плановая и отчетная документация, проекты и сметы используется для решения текущих задач. Наиболее сложной и подчас противоречивой является входная информация, отражающая динамизм производственно-хозяйственной деятельности, подверженной непрерывным внешним воздействиям (погодно-климатические условия; срыв поставок; нарушения графика работ и т.п.).
Для основной массы управленческих решений, кроме текущей, необходима специально собранная информация. Такую информацию надо получать целенаправленно самыми различными способами: запросами с мест, беседами со специалистами и рабочими, личными наблюдениями и т.д. Может иметь место как избыток, так и недостаток информации. При избытке данных трудно отыскать те, которые необходимы для решения проблемы. Недостаток информации приводит к тому, что к моменту принятия решения не хватает самых нужных данных. Поэтому сбор и анализ информации с самого начала должен быть управляемым процессом. От его целенаправленности в решающей степени зависит формирование вариантов решения. Руководитель должен своевременно организовать сбор и обработку информации.