Выбор участников и успех совещания. Успех или провал переговоров часто решается прежде, чем произнесено первое слово, - на этапе подбора участников.
Каждое совещание, в зависимости от его назначения и специфики участвующих в нем фирм, должен определять персональный выбор представителей. Имеет значение кто и сколько лиц участвует в переговорах. Слишком много людей, представленных любой стороной, создают трудности в достижении консенсуса, а всех специалистов, необходимых для выработки решений, надо привлекать раньше, - при подготовке к совещанию.
Каждая сторона выбирает участников с учетом их положения в организации и их навыков. Главный переговорщик должен быть детально знаком с проблемой, знать технологию работ и стоимостные аспекты Проекта, наделен определенной свободой действий для возможности маневра при изменившихся обстоятельствах. Лицо, выбранное для переговоров, должно обладать качествами волевого человека, способного контролировать членов своей команды. Он планирует работу группы, объясняет цели,образ действия и координирует их усилия в процессе переговоров. Каждый член команды обязан твердо знать, что он может и что не может делать в процессе переговоров. Безусловно, только лидер уполномочен делать заявления и принимать решения. Для максимальной эффективности переговоров важно, чтобы представитель фирмы действительно был ключевой фигурой, или, иначе говоря, лицом, принимающим решение (ЛПР). Любой, назначенный для ведения переговоров, должен иметь полномочия своей фирмы.
Имидж - это важно. Внешний вид участников крайне важен на совещаниях и переговорах. Лучший совет в этом случае одеваться консервативно и создавать своим внешним видом образ властного авторитетного лица. На совещании следует говорить уверенно и предметно, никогда не допуская выпрашивающего или, наоборот, покровительственного тона по отношению к оппоненту.